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初级电算化:电子表格软件Excel
文档来源:中智培训 文档作者:一念之间 发布时间:2011-01-23 10:15 点击:

 一、Excel概述

  Excel是一种功能强大、使用方便、并且以“表格”形式进行数据综合管理与分析的电子表格软件,可广泛应用于财务、金融、贸易、统计、审计、行政等领域。

  Excel是运行于Windows环境下的电子表格软件,具有电子表格处理、图形处理和数据库管理三大功能。本教材重点介绍的是Excel的电子表格处理功能。

  1.Excel的启动和退出

  (1)在 Windows 桌面双击 Microsoft Excel 快捷方式图标(桌面上事先建立好了启动Excel的快捷方式)

  (2)选择“开始 / 程序 /Microsoft Excel ”菜单命令

  (3)在“资源管理器”或“我的电脑”中找到Excel应用程序的存储位置,双击Excel应用程序图标

  (4)利用Excel的文档文件进行启动。用鼠标双击任意一个Excel创建的文档文件或在“开始”菜单“文档”级联菜单中选择一个Excel文档,可在启动Excel的同时,打开该文档的编辑窗口

  可用以下方式退出Excel程序:

  (1)单击标题栏右侧的“关闭”按钮

  (2)选择“文件 / 退出”菜单命令

  (3)双击标题栏左侧的控制按钮

  (4)单击标题栏左侧的控制按钮,在下拉菜单中单击“关闭”命令

  提示:在退出Excel应用程序时,如果有未保存的文件,系统会提示“是否保存文件。

  2.Excel窗口简介

  谈及Excel窗口,有两种窗口:应用程序窗口和文档窗口。退出程序窗口一定退出该文档,退出文档窗口不退出程序窗口。

  ⑴标题栏。包含控制菜单框、应用程序名Excel、文档名,以及最小化、大化和关闭按钮。

  ⑵菜单栏。包含文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据、窗口、帮助等菜单项。

  ⑶工具栏。包含了常用命令所对应的操作按钮。

  ①显示/隐藏工具栏按钮提示信息。在“视图 / 工具栏 / 自定义 / 选项”中设置。

  ②显示/隐藏工具栏。在“视图 / 工具栏”的级联菜单中选择。

  ③常用工具栏

  ④格式工具栏:包括对工作表中单元格进行格式编排的常用按钮

  ⑷编辑栏。编辑栏用于显示当前单元格的内容,对当前单元格的内容进行输入和编辑修改。

  ⑸工作簿窗口区。工作薄是运算和存储数据的文件,由若干个工作表组成。一个Excel工作簿可以包含1-255个工作表,在默认状态下一个Excel工作簿含有3个工作表,分别被命名为sheet1、sheet2和sheet3,这些工作表名出现在工作簿底部的工作表标签上。可以对工作表进行插入、删除、移动、复制和重命名等操作。

 工作表也称电子表格,由若干单元格组成,是Excel存储和处理数据的最主要的形式。工作簿窗口是 Excel 2003 工作区中面积大的区域,除了含有工作簿窗口标题栏和窗口控制菜单栏以外,还有以下一些内容。

 ①行号:用1、2、3……等阿拉伯数字表示,工作表的大行号为65536。

  ②列号:以A、B、C……等字母形式表示,第26列之后的列号分别由AA、AB、AC…AZ、BA、BB……IV来表示,每个工作表共有256列。

  ③单元格:工作表中所有行列交叉点处的方格称为单元格,它是工作表最基本的存储单位。每个单元用其所在的工作表中的列标号和行标号作为地址名称,如“ D3 ”位于第三行第 D 列。用鼠标单击显示在窗口中的某一个单元,可使该单元变为当前活动单元。 Excel 2003 只允许在当前活动工作表的活动单元中输入或修改数据。

  选中单元格的方法有两种:用鼠标单击目标单元格;使用键盘上的光标移动键。P186

  ④全选框(左上角):位于行号与列号的交点处,单击它可将整个工作表选中。

  ⑤滚动条:有水平滚动条和垂直滚动条,使用滚动条可以实现快速移动。

  ⑥工作表标签:标签显示内容为工作表名称,可以通过鼠标单击标签中某工作表的名称改变当前工作表的位置。

  ⑹状态栏。位于屏幕的底部,用于显示当前活动的信息,包括工作状态、帮助信息和键盘状态等。

  3.区域的概念与基本操作

  ⑴区域的概念与其表示方法。在工作中需要对一组整体单元格操作,则需选定区域。区域是指工作表中的单元格组,其表示方法是用区域符(冒号)将区域的两个对角的单元地址隔开,如B2:E6,表示的是B2和E6之间所有的单元格。也可表示为:E6:B2,B6:E2,E2:B6。

  ⑵选择区域。选定一个矩形区域可以:①直接拖动鼠标②使用Shift键③使用F8键。

  选择整行或整列可以:①单击行号列号(选择一行或一列)

  ②在行号或列号上拖动鼠标(选择若干行或若干列)

  选择全表可以:①单击全选框②使用Ctrl+A组合键。

  选择不连续区域可以:使用上述方法选择第一个区域,按住Ctrl再选

  释放选择区域:将鼠标单击任何一个单元即可释放选定区域。

 ⑶区域命名。首先选中要命名的对象

然后单击编辑栏左侧的“名称框”,输入区域的名称,按回车键即可。

  提示:对Excel文档的相关操作均通过命令方式来实现的。使用命令的方法主要有利用①菜单栏②工具栏③右键弹出的快捷菜单④快捷键。教材主要以前两种方法为主。

  【例题4-48】单选题:工作簿窗口同时打开两个工作簿,单击“文件”菜单中的“关闭”命令可以关闭( )。

  A. 工作簿窗口 B. Excel应用程序窗口

  C. 全部打开的工作簿 D. 当前工作簿

  正确答案:D

  解析:工作簿窗口同时打开两个工作簿,单击“文件”菜单中的“关闭”命令可以关闭当前工作簿。

  【例题4-49】单选题:在Excel中下列单元格 引用中( )是正确的单元格区域表示方法。

  A. A1#D4 B. A1..D5 C. A1:D4 D. A1>D4

  正确答案:C

  解析:在Excel中单元格引用时,只有用“:”区域符才是正确的单元格区域表示方法,其他符号都是错误的。

  【例题4-50】判断题:Excel的工作簿中,最多可包含3个工作表。( )

  正确答案:×

  解析:在系统默认状态下,一个Excel工作簿含有3个工作表,一个Excel的工作簿中最多可有255个工作表。

  【例题4-51】判断题:在Excel中,使用Home键可以使活动单元格快速移动到当前行的最左侧单元。

  正确答案:√

  解析:在Excel中,使用Home键可以使活动单元格快速移动到当前行的最左侧单元;使用Ctrl+Home键可以使活动单元格快速移动A1。

  【例题4-52】多选题:在Excel中,修改工作表的名字可以从( )工作表标签开始。

  A.用鼠标左键单击 B. 用鼠标右键单击

  C.用鼠标左键双击 D.按住Ctrl键同时用鼠标左键单击

  正确答案:BC

  解析:用鼠标右键单击工作表名,弹出快捷菜单,选择“重命名”进行修改。用鼠标左键单击工作表名,可以直接修改。

 二、工作表的基本操作 环球网校2010年会计证辅导方案

  1.创建工作簿。创建工作表要通过建立新的工作簿来实现。创建工作簿的同时建立工作表。

  ⑴新建空白工作簿。①启动Excel自动建立,文件名为系统将自动建立一个新工作簿,文件名为Book1.xls。用户在保存工作簿时可以将其另存为其他的文件名。

  ②单击常用工具栏中的“新建”按钮

  ③使用“文件 / 新建”命令,选择“工作簿”。(有两种选择)

  单击“空白工作簿”可新建工作簿。也可根据“本机上的模板” 新建工作簿。Excel中提供两大类的模板:常用和电子表格方案,它们包含多种类型的文件模板。

  双击“报销单”图标,可打开“报销单”模板。

  也可用同样的方式打开其他模板。

  ⑵创建工作表。在新建工作簿时,会自动创建三个工作表,分别为sheet1,sheet2,sheet3。在工作簿中可根据需要插入工作表,也可删除工作表。工作表的相关管理操作后有详细讲解。

  2.输入数据。

  ◆使单元格成为当前单元,即首先要选中单元格,(可通过鼠标或键盘操作)

  ◆可在单元格中直接输入或编辑栏中输入

  ◆确认输入:单击编辑栏中的“输入”按钮或按回车键

  ◆取消输入:单击编辑栏中的“取消”按钮或按Esc键

  ◆Excel的数据有字符型、数值型和日期型等多种类型。分别介绍。

  ⑴输入字符型数据。字符型数据即通常所说的字符串,可以由字母、汉字、数字和其他有效的显示字符组成。①字符型数据在单元格中自动左对齐(可以通过格式工具栏居中或右对齐);

  ②超出单元格宽度时会自动延伸并隐藏。单元格的宽度是有限的,当输入的字符型数据超过它所保存单元的宽度时,如果其右侧相邻的单元为空,则超出的内容自动延伸至右侧单元格内显示;如果其右侧相邻的单元不为空,则超出的内容自动隐藏,不再显示出来;当用命令将该单元所在列的列宽调整到足够宽时,被隐藏的内容将自动显示出来。

  ③要输入纯数字组成的字符串,须在其前加单引号“’”。(提示:该单引号为英文标点符号)如要输入学号“ 0001 ”,应输入:“ ’0001”,否则Excel会将其当成数值型数字,只显示数字“1”。

  ⑵输入数值型数据。数值是能用来进行算术运算的数据,在 Excel 中能用来表示数值的字符有: 0 ~ 9 、 + 、-、(、)、/、$、 %、 . 、 E 、 e 等。数值型数据在单元格中自动右对齐;超出单元格宽度时会自动转换为科学计数法的形式。

  ⑶输入日期型数据。①当输入的数据符合日期格式时,Excel将以日期格式存储数据。日期格式的分隔符为“-”或“/”,而且各个数字必须符合年、月、日的规则。②日期型数据的屏幕显示方式与数值型数据相同,在单元格中默认为右对齐。

  ③若单元格首次输入的内容是日期型数据,则该单元格就被格式化为日期格式,以后再向该单元格输入数值时,系统将其转换为日期格式显示。④在Excel系统内部,日期型数据是用所输入的日期距离1900年1月1日之间的天数来存储的。例如,1900年12月30日在系统内部存储的是数值365。

  ⑤通过“格式|单元格”命令,打开“单元格”对话框,可以将已被格式化为日期型数据的单元格转换为数值型格式。

【例题4-53】单选题:Excel默认情况下窗口标题栏内看到的工作簿的默认名称是( )。

 A.Sheet1 B.Book1 C.表格1 D.文档1

  正确答案:B

  解析:Excel默认情况下窗口标题栏内看到的工作簿的默认名称是Book1。Sheet1是默认的工作表的名称。文档1是默认的Word文档名。

  【例题4-54】单选题:在常规格式下,在Excel单元格中输入5/20,则单元格中的数据为( )。

  A.小数数据0.25 B.字符5/20

  C.5月20日的日期格式 D.分数数据1/4

  正确答案:C

  解析:在常规格式下,在Excel单元格中输入5/20,则单元格中的数据为5月20日的日期格式。若输入“=5/20”则显示0.25;若输入“’5/20”则显示字符型数据5/20。

  【例题4-55】判断题:在Excel中,输入的日期型数据在单元格中自动左对齐。( )

  正确答案:×

  解析:在Excel中,输入的日期型数据和数值型数据在单元格中自动右对齐,输入的字符型数据自动左对齐。

  【例题4-56】单选题:在工作表的某个单元格内直接输入45-8,Excel认为这是( )。

  A.45减8 B.字符串“45-8”

  C.日期2045年8月 D.日期1945年8月1日

  正确答案:D

  解析:在工作表的某个单元格内直接输入45-8,Excel认为这是日期1945年8月1日。

  【例题4-57】单选题:将Excel单元格指针移动Y100,最简单的方法是( )。

  A.拖动滚动条

  B.按Ctrl+Y100键

  C.在名称框中输入Y100

  D.先用Ctrl+ 键移到Y列,再用Ctrl+ 键移动100行。

  正确答案:C

  解析:将Excel单元格指针移动Y100,可以通过拖动滚动条,也可以通过在名字框输入Y100实现。最简便的方法是通过在名字框输入Y100。

  (建议学员自己练习Ctrl+ 和Ctrl+ 的用法。)

  3.输入公式。Excel中的公式是由运算符、常量、单元格地址、函数和括号等组成。输入公式时必须以“=”开头。

  ⑴公式中常用的运算符有算术运算符、关系运算符等等。

  算术运算符:()(括号)、+(加)、-(减)、*(乘)、/(除)、^(幂)。运算的优先级别依次为括号、幂、乘除、加减,同级运算时的顺序为从左向右依次计算。

  关系运算符:>(大于)、> =(大于等于)、<(小于)、< =(小于等于)、=(等于)、< >(不等于)。关系运算符之间没有优先级别。

  当出现算术和关系的混和运算时,算术运算优先于关系运算。

  ⑵公式输入。在单元格中或在编辑栏中输入公式后,公式显示在编辑栏内,运算结果显示在工作表的当前活动单元中,但单元格中还包含公式。若想在单元格中显示公式本身,可以“工具|选项|视图|公式”。

  ⑶公式修改。修改公式可在编辑栏中进行。

  【例题4-58】在Excel单元格中输入公式时要键入前导符( )。

  A.’ B.+ C.= D.:

  正确答案: C

  解析: 在Excel单元格中输入公式时要键入前导符=。

  【例题4-59】当F1单元格中的公式为=A3+B4,当B列被删除时,F1单元的公式将调整为( )。

  A.= A3+C4 B. =A3+B4 C.#REF! D.=A3+A4

  正确答案:C

  解析: 某单元格中的公式为=A3+B4,当B列被删除时,单元格的公式将调整为#REF!

4.函数。Excel提供了11类函数,每一类有若干个不同的函数。函数可以单独使用,也可以出现在公式中,合理地使用函数将大大提高表格计算的效率。

 ⑴函数的形式。函数名(参数)。函数名表示某项操作;参数则给出计算范围。函数名([参数1],[参数2]……)。函数名后紧跟括号,括号内可以有一个或多个参数,各个参数间用逗号分隔,也可以没有参数。例如SUM (A2:A3,C4:D5),表示求2个区域中共6个数据的和。

  ⑵常用函数。

  ①求和函数 SUM。格式:SUM(number1,number2,…)。其中number1,number2等参数可以是数值、单元地址或区域。SUM函数最多可以有30个参数。

  例如,SUM(3,2)是求数值3和2的和。

  SUM(A3,B2)是求A3和B2单元中数值的和。

  SUM(A1,A6)是求A1到A6单元中数值之和,也就是对6个单元求和。

  ②求平均函数AVERAGE。求给定参数的平均值。格式:AVERAGE(number1,number2,…)。其中number1,number2等参数可以是数值、单元地址或区域。

  ③求大值函数MAX。求给定参数的大值,格式:MAX(number1,number2,…)。

  ④求最小值函数MIN。求给定参数的最小值,格式:MIN(number1,number2,…)。

  ⑤条件函数。格式:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。

  ⑶函数的输入。可以通过单击“常用”工具栏的“粘贴函数”按钮来实现;可以通过“插入 / 函数”菜单命令来实现;也可以直接在单元格中输入。注意输入时必须以“=”开头。

  5.自动填充。在当前单元格或选中区域的右下角有一个很小的实心方块,被称为填充柄。利用填充柄可以完成自动填充。

  ⑴自动填充文字序列。当输入Excel提供的标准文字序列中的某个值后,拖动填充柄,即可将序列自动填充。在“工具 / 选项”对话框中可以查看或自定义新序列。

  ⑵自动填充有规律的数值。①自动填充等差数列②自动填充等比数列。

  【例题4-60】单选题:单元格A2输入了数值60,单元格B2存放了公式“=IF(A2>=90,“优秀”,“”)”,那么B2显示( )。

  A. 优秀 B. 60 C.90 D.什么都不显示

  正确答案:D

  解析:此为条件函数,条件为“A2>=90”,条件表达式的值为真时值为“优秀“,条件表达式的值为假时值为空。A2单元格值为60,小于90,所以在B2中什么都不显示。

  【例题4-61】单选题:在A2单元格中输入“SUM(B3:C5,E7:G9)”后按回车键,则A2单元格最多存放( )个单元格内容的和。

  A.42 B.6 C.9 D.15

  正确答案:D

  解析:B3:C5表示的是一个区域,这个区域的左上角单元格为B3,右下角单元格为C5,所以B3:C5这个区域共包含B3、B4、B5、C3、C4、C5这6个单元格,同理E7:G9这个区域包含E7、E8、E9、F7、F8、F9、G7、G8、G9这9个单元格。所以A2单元格最多存放15个单元格内容的和。

  【例题4-62】单选题:在Excel中,将新的文字序列加入到系统的序列列表中,可以通过( )实现。

  A.“编辑”菜单 B.“视图”菜单

  C.“插入”菜单 D.“工具”菜单

  正确答案:D

  解析:在Excel中,将新的文字序列加入到系统的序列列表中,通过“工具|选项|自定义序列”可以实现。

  【例题4-63】单元格A2输入了数值70,单元格B2存放了公式“=IF(A2>90,“A”,IF(A2>80,“B”,“C”)),那么B2显示的是( )。

  A.A B.B C.C D.0

  正确答案:C

  解析:IF函数的格式为IF(logical_test,value_if_true,value_if_false),其功能为:首先执行条件表达式,根据不同的计算结果,函数返回不同的值。当条件表达式的值为“真”时,返回函数中第二个参数的计算结果;当条件表达式的值为“假”时,返回函数中第三个参数的计算结果。所以B2显示的是C。

  【例题4-64】在Excel工作表B列的单元格B3和B4分别输入2和5,然后选定单元区域B3:B4,按住鼠标左键将填充柄拖到单元格B7,在区域B5:B7得到的数据顺序为( )。

  A.5 5 5 B.2 2 2

  C.8 11 14 D.6 7 8

  正确答案:C

  解析:在Excel工作表B列的单元格B3和B4分别输入2和5,然后选定单元区域B3:B4,这时按住鼠标左键拖动填充柄,表示是进行一个等差数列的填充,而这个等差数列的差级为B4-B3=5-2=3,所以区域B5:B7得到的数据顺序为8、11、14。

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